Oplysningspligt - Kultur, idræt og folkeoplysning

Senest opdateret 11-08-2022

Sådan behandler Gribskov Kommune dine personoplysninger

I Gribskov Kommune har vi fokus på at beskytte de personoplysninger om dig, som kommunen behandler. Gribskov Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi behandler om dig. Nedenfor kan du læse om, hvorfor og hvordan kommunen indsamler og behandler personoplysninger om dig, herunder hvilke personoplysninger vi behandler, formålet med behandlingen og lovgrundlaget, om der sker videregivelse af dine personoplysninger, hvor lang tid personoplysningerne opbevares og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Formålet med behandlingen

Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med kultur, idræt og folkeoplysning, er formålet at løse opgaver inden for bl.a. foreningsliv og turisme i Gribskov Kommune. Vi samarbejder for eksempel med kommunens frivillige, kulturelle foreninger og idrætsforeninger, og så varetager vi driften af kommunens biblioteker, arkiv, Kulturskolen og Gribskov Kultursal.

Hvilke personoplysninger behandler Gribskov Kommune?

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne varetage vores sagsbehandling, ydelser og service.
Formålet er at sikre, at vi kan udføre den myndighedsopgave, som vi er blevet pålagt ved lov, herunder for at kunne udføre sagsbehandling, levere en service eller en ydelse, som du har ret til at modtage, eller som led i opfyldelsen af en aftale, som vi har indgået med dig. Vi kan, eksempelvis i forbindelse med vores drift af arkiv, behandle følgende personoplysninger om dig: 

  • Almindelige personoplysninger omfattet af GDPR artikel 6, herunder kontakt- og stamoplysninger, som fx navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
  • Følsomme personoplysninger omfattet af GDPR artikel 9, stk. 1, herunder oplysninger om: helbred, religiøs overbevisning, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold. 
  • Oplysninger om personnummer omfattet af databeskyttelseslovens § 11.
  • Eventuelt oplysninger om straffedomme- og lovovertrædelser, jf. GDPR, artikel 10.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysningerne sker på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:
Almindelige personoplysninger, jf. særligt GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse), men også artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt) og c (retlig forpligtelse).
Følsomme personoplysninger, jf. særligt GDPR, artikel 9, stk. 2, litra f (retlig forpligtelse).
Oplysninger om personnummer, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 1.

Almindelige og følsomme personoplysninger kan i specifikke tilfælde behandles på baggrund hhv. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) og artikel 9, stk. 1, litra f (retlig forpligtelse), når specifikke love eller bekendtgørelser, pålægger os at indsamle og behandle personoplysninger, herunder særligt, men ikke nødvendigvis begrænset til:

  • Forvaltningsloven
  • Offentlighedsloven
  • Folkeoplysningsloven
  • Arkivloven
  • Biblioteksloven
  • Musikloven

Du kan finde lovgrundlaget på www.retsinformation.dk.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Personoplysningerne modtager/indsamler vi enten fra dig selv, eller vi kan indhente dem fra andre offentlige myndigheder, domstole eller registre. Vi kan også indhente personoplysninger om dig fra Folkeregistret, SKAT og BBR-registreret.

Sker der videregivelse af personoplysningerne?

Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:
• Andre kommuner
• Betalingsformidlere som fx Nets
• Danmarks Statistik
• Digitaliseringsstyrelsen Nemkonto
• Kulturstyrelsen
• Modtagere af officielle informationer fra kommunen, fx pressen

Kommunen kan videregive personoplysninger om dig for at leve op til særlovgivning eksempelvis forvaltningsloven eller arkivloven.
Vi kan benytte databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.
Som udgangspunkt overfører eller overlader Gribskov Kommune ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Opbevaring af dine personoplysninger

Gribskov Kommune opbevarer dine personoplysninger som minimum under behandlingen af din sag og sletter dem, når vi ikke længere har et sagligt behov for at opbevare dem. Dine personoplysningerne opbevares som udgangspunkt efter sagens afslutning på baggrund af reglerne i den relevante lovgivning.
Opbevaring af personoplysninger kan ske i kortere eller længere tid, hvis der er et sagligt behov derfor. Der er flere love, der pålægger kommunen at opbevare personoplysninger i et bestemt tidsrum. Det kan fx være 5 eller 10 år efter, at en sag er afsluttet. Herefter skal oplysningerne slettes.
Mange personoplysninger skal afleveres til et offentlig arkiv. Gribskov Kommune afleverer data med personoplysninger til Gribskov Arkiv i henhold til arkivlovgivningen. Arkiveringsprocessen kan forlænge den periode, som Gribskov Kommune opbevarer dine personoplysninger, typisk med 1-3 år

Hvilke rettigheder har du?

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at se de oplysninger, vi behandler om dig, og få information om, hvordan oplysningerne bliver behandlet.

Ret til rettelse

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om sletning af dine oplysninger.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Retten til at trække samtykke tilbage

Som udgangspunkt benytter vi ikke samtykke efter GDPR for at kunne behandle dine personoplysninger. Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke efter GDPR, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Bemærk, at offentlige myndigheder i visse tilfælde kan behandle personoplysninger på baggrund af samtykke efter anden lovgivning, fx retssikkerhedsloven. Hvis du har spørgsmål til dit eventuelle samtykke efter anden lovgivning end GDPR (fx retssikkerhedsloven), skal du kontakte din sagsbehandler i kommunen.
Hvis du har forældremyndigheden eller forældreansvaret for et barn under 15 år, og barnets oplysninger indgår i sagen, har barnet også ovenstående rettigheder.

Hvis du har spørgsmål

Har du spørgsmål til vores sagsbehandling, ydelser og service eller til Gribskov Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte Gribskov Kommune. Det kan du gøre på borger.dk eller tlf. 7249 6000. Skriver du om behandling af personoplysninger, så skriv venligst ’Personoplysninger’ i overskriften.

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Gribskov Kommune har som offentlig myndighed udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder eller hvis du har generelle spørgsmål om kommunens håndtering af personoplysninger.
Læs mere om DPO’en og find kontaktoplysninger her: https://gribskov.dk/om-kommunen/databeskyttelse

Klage til Datatilsynet

Er du uenig i den måde, Gribskov Kommune behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Vær opmærksom på, at Datatilsynet kun er klageinstans i forhold til behandling af dine personoplysninger, men ikke i forhold til håndteringen af din sag hos kommunen. Hvis du er uenig i Gribskov Kommunes håndtering af din sag i forbindelse med en ydelse eller service, skal du kontakte Gribskov Kommune.